CATATAN KULIAH ADMINISTRASI

PERANAN ADMINISTRASI DALAM PEKANTORAN

A.        Umum.          

Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionary  of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai tomanage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3).Kataadministrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi
 

B.        Pengertian.

Secara umum pengertian dari Administrasi adalah merupakan suatu usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan penetapan tujuan dan penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan untuk mencapai tujuan organisasi.

Sementara Administrasi Umum di lingkungan Tentara Nasional Indonesia mempunyai pengertian semua pekerjaan, kegiatan, tata cara tulis menulis di lingkungan Tentara Nasional Indonesia yang dilakukan secara teratur dan terarah kecuali ada hal-hal yang diatur dan memiliki kekhususan tersendiri dalam rangka pelaksanaan tugas pokok Tentara Nasional Indonesia.

C.           Peranan Administrasi di lingkungan TNI

Peneyelenggaraan Administrasi Perkantoran yang ada di lingkungan Tentara Nasional Indonesia merupakan kegiatan Administrasi yang dapat menunjang dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Tentara Nasional Indonesia secara tertib dan teratur dalam mencapai tujuannya.

Peranan Administrasi Perkantoran di lingkungan Tentara Nasional Indonesia ditinjau dari lingkup kegiatannya sebagai berikut :

a.           Mendukung dalam pelaksanaan tugas pokok untuk mencapai tujuan organisasi.

b.           Menyediakan keterangan bagi pimpinan guna pengambilan keputusan dan tindakan secara cepat dan tepat.

c.            Membantu kelancaran perkembangan tugas.

d.           Organisasi secara keseluruhan karena berkecimpung dalam penanganan dokumen yang merupakan sumber informasi.

D.           Sistim Administrasi Perkantoran di lingkungan TNI

Sistem Administrasi Perkantoran yang ada di lingkungan Tentara Nasional Indonesia sangat berbeda dengan sistem Adminstrasi Pekantoran yang ada di lingkungan Perkantoran swasta, karena semua pelaksanaan administrasi yang keluar dari institusi Tentara Nasional Indonesia hendaknya mengikuti saluran yang telah ditetapkan, sehingga seluruh proses dapat diselesaikan  lebih cepat dengan memperhatikan pengawasan dan pengendalian serta hasilnya dapat dipertanggungjawabkan.

Seluruh kegiatan administrasi yang ada di lingkungan Tentara Nasional Indonesia pada dasarnya merupakan suatu proses yang berkesinambungan dan saling berhubungan erat satu sama lain.  Untuk itu dituntut adanya kerapihan serta kesamaan pola serta penataan yang tertib dan teratur, sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan.

Proses Administrasi yang terjadi di lingkungan Tentara Nasional Indonesia bersumber dari Peraturan Panglima Tentara Nasional Indonesia atau Kas Angkatan yang memuat kebijakan pokok dan kebijakan pelaksanaan yang bersifat mengatur dan berlaku untuk seluruh atau sebagian anggota atau badan di lingkungan Tentara Nasional Indonesia, dan merupakan dasar bagi penerbitan suatu administrasi

PROSES ADMINISTRASI DI LINGKUNGAN TNI

            Dalam suatu proses administrasi di lingkungan Tentara Nasional Indonesia proses pengendalian arus berita baik secara tertulis maupun lisan sangat diperlukan, karena kegiatan ini dilaksanakan untuk membantu pimpinan dalam menentukan atau mengambil keputusan atau kebijakan.

            Pengurusan dan pengendalian surat menyurat harus dilakukan dengan penuh kecermatan dan ketelitian agar tujuannya dapat tercapai secara berdaya guna dan berhasil guna.   Pengurusan surat menyurat dilaksanakan dengan memperhatikan derajat dan klasifikasi dari tulisan yang kita buat.

A.           Pengurusan Surat Keluar

Pengertian Surat Keluar adalah semua tulisan dinas yang akan dikirim kepada pejabat di luar Satuan Kerja sesuai dengan alamat yang tercantum pada sampul surat.   Surat Keluar dapat timbul karena adanya kebijakan pimpinan, sebagai reaksi atas suatu aksi atau sebagai suatu konsep baru.

Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, pemgurusan surat keuluar hendaknya dipusatkan di Sekretariat atau Urusan Tata Usaha.  Pengurusan surat keluar dilaksanakan melalui tahap-tahap :

1.           Pengolahan.

2.           Penggandaan.

3.           Pengiriman.

4.           Penyimpanan.

Media penyampaian surat keluar di lingkungan Tentara Nasional Indonesia disampaikan melalui :

1.           Caraka

2.           Kurir

3.           Paktir

4.           PT Pos Indonesia

5.           Telegram

6.           Teleks dan feksimil

7.           Telepon dan E-mail.

Sarana yang dipergunakan dalam pengurusan surat keluar adalah :

1.           Buku Verbal.

2.           Buku Ekspedisi atau tanda Terima.

Ad.1. Buku Verbal merupakan sarana pencatatan yang isinya lengkap memuat data surat keluar dan digunakan sebagai alat pengawasan dan pengendalian surat keluar.

Ad.2.  Buku Ekspedisi atau Tanda Terima merupakan sebagai sarana pencatatan pembantu yang digunakan sebagai bukti pengiriman atau penerimaan surat keluar.

Proses pembuatan surat keluar di lingkungan Tentara Nasional Indonesia untuk mempermudah penyelesaian suatu persoalan atau masalah dibuat suatu Tata Naskah (Takah).  Tata Naskah adalah salah satu kegiatan administrasi Tentara Nasional Indonesia yang berkaitan erat dengan proses atau penanganan tulisan dinas atau naskah dan merupakan kegiatan terpadu dalam pengolahan, pengendalian atau pengawasan, pemeliharaan dan penyajian serta penyelamatan data informasi mengenai permasalahan tertentu di dalam suatu berkas yang disusun secara kronologis.

Tata Naskah dengan segala perlengkapannya merupakan sarana untuk mempermudah dan memperlancar penyelesaian suatu masalah di dalam kegiatan administrasi.  Di dalam penyelesaian administrasi Tata Naskah mempunyai peranan sebagai berikut :

1.           Memperoses persoalan atau masalah.

2.           Sebagai alat komunikasi antar pejabat.

3.           Memudahkan penelusuran kembali pada suatu masalah.

4.           Melatih kemampuan dasar dalam pelaksanaan tugas staf.

B.           Pengurusan Surat Masuk

Pengertian Surat Masuk adalah semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima dari pihak luar untuk diteruskan kepada alamat yang dituju atau yang tercantum dalam sampul surat.

Untuk memudahkan pengawasan dan pengendaliannya penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di Sekretariat atau bagian yang ditugaskan dibagian penerimaan surat, untuk kemudian dibukukan atau dicatat ke dalam buku agenda penerimaan surat baik surat pribadi maupun surat dinas dan kemudian disampaikan kepada pejabat atau nama orang sesauai alamat yang tercantum dalam sampul surat.

Pengurusan surat masuk dilaksanakan melalui tahap-tahapan sebagai berikut :

1.           Penerimaan.

2.           Pencatatan.

3.           Pengolahan.

4.           Penyampaian.

Jika dalam penerimaan surat ada yang meragukan atau tidak ada di satuan yang dituju setelah diadakan konpirmasi dengan satuan yang terkait sesuai alamat yang tertera dalam sampul surat,  maka petugas penerima surat mengembalikan kepada alamat si pengirim atau si pembuat surat.

Sarana pengurusan surat masuk  yang digunakan adalah :

1.            Buku Agenda.

2.            Buku Ekspedisi.

Ad.1.  Buku Agenda adalah merupakan sebagai sarana pelengkap pencatatan yang memuat data surat masuk dan digunakan sebagai alat pengawasan dan pengendalian.

Ad.2.  Buku Ekpedisi atau Tanda Terima adalah merupakan sarana pencatatan pembantu yang digunakan sebagai bukti pengirirman dan penerimaan surat masuk.