FAKTOR-FAKTOR
PENGHAMBAT DALAM
BERKOMUNIKASI DI LINGKUNGAN KERJA
A.
Pendahuluan
1.
Definisi
Komunikasi
Istilah
komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama
atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain,
berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut
menjadi miliknya.
Beberapa definisi
komunikasi :
1. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau
kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan
(Roben.J.G).
2. Komunikasi adalah sebagai pemindahan
informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).
3. Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan
persamaan dengan orang lain (Schram,W).
Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar sebagai berikut : Pengirim pesan, penerima
pesan dan pesan.
Komunikasi
merupakan sarana untuk terjalinnya hubungan antar seseorang dengan orang lain,
dengan adanya komunikasi maka terjadilah hubungan sosial, karena bahwa manusia
itu adalah sebagai makluk sosial, di antara yang dengan yang lainnya saling
membutuhkan, sehingga terjadinya interaksi yang timbalk balik. Dalam hubungan
seseorang dengan orang lain tentunya terjadinya proses komunikasi itu tentunya
tidak terlepas dari tujuan yang menjadi topik atau pokok pembahasan, dan juga
untuk tercapainya proses penyampaian informasi itu akan berhasil apabila
ditunjang dengan alat atau media sebagai sarana penyaluran informasi atau
berita.
2.
Jenis
Komunikasi
Pada dasarnya komunikasi digunakan
untuk menciptakan atau meningkatkan aktifitas hubungan antara manusia atau kelompok
Jenis
komunikasi terdiri dari:
1. Komunikasi
verbal dengan kata-kata
2.
Komunikasi non verbal disebut dengan bahasa tubuh
B.
Pengertian Organisasi
Ada beberapa macam pendapat mengenai apa yang dimaksud
dengan Organisasi, diantaranya :
1. Menurut pendapat Schein (1982) mengatakan bahwa Organisasi suatu koordinasi rasional
kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan melalui pembagian
pekerjaan dan fungsi secara hierarki otoritas dan tanggungjawab. Schein mengatakan bahwa Organisasi mempunyai
karakteristik tertentu seperti Struktur, Tujuan, saling berhubungan satu sama
lain. Sifat tergantung antara satu
bagian dengan baigian lain dimaksudkan Schein adalah merupakan suatu Sistem.
2. Menurut pendapat Kochler (1976) mengatakan bahwa Organisasi adalah Sistem hubungan
yang terstruktur yang mengkoordinasi usaha suatu kelompok orang untuk mencapai
tujuan tertentu.
3. Menurut pendapat Wright (1977) mengatakan bahwa Organisasi adalah suatu bentuk
sistem terbuka dan aktivitas yang dikoordinasi oleh dua orang atau lebih untuk
mencapai suatu tujuan bersama.
C.
Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi merupakan proses penyampaian suatu pesan dalam
bentuk lambang bermakna sebagai paduan pikiran dan perasaan berupa ide,
informasi, kepercayaan, harapan, himbauan dan sebagainya, yang dilakukan kepada
orang lain baik langsung secara tatap muka maupun tidak langsung melalui media
dengan tujuan mengubah sikap, pandangan, atau perilaku (Effendi, 1998: 60).
Komunikasi
dalam organisasi merupakan komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu
sendiri. Misalnya, Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan
dalam suatu satuan kerja (satker) dengan satker lainnya atau bagian-bagian yang
terdapat dalam lingkungan satker itu sendiri. Dalam struktur lengkap yang khas
disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam Organisasi
Kerja atau satuan kerja sehingga pekerjaan berjalan sesuai dengan prosedur dan
rencana kerja yang telah ditetapkan.
Komunikasi Organisasi dapat
didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit
komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi
terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang
satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Dalam lingkungan tempat kami bekerja
terdapat 3 jenis komunikasi yang bisa kita kelompokkan antara lain;
1.
Komunikasi Vertikal
2.
Kumunikasi Horizontal
3.
Komunikasi Diagonal
1.
Komunikasi Vertikal
Komunikasi Vertikal
merupakan Komunikasi dari pimpinan ke
staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic
communication]. Dalam situasi ini dapat digambarkan pada saat pimpinan
memberikan pengarahan, informasi atau penjelasan tentang “sesuatu hal”, dimana
isi dari pesan tersebut harus dapat diterima oleh staff. Contoh pada saat
pelaksanaan apel, acara khusus pembinaan satuan (binsat), Amanat yang dibacakan
pada saat upacara bendera dll.
Kendala
atau hambatan yang sering terjadi dalam proses komunikasi vertikal adalah;
struktur organisasi (jalur hirarki), perintah yang bertentangan dengan aturan,
perintah/instruksi/arahan yang tidak jelas sehingga menimbulkan banyak
penafsiran.
2.
Komunikasi Horizontal
Komunikasi horisontal adalah
komunikasi secara mendatar, misalnya komunikasi antara karyawan dengan karyawan
dan komunikasi ini sering kali berlangsung tidak formal yang berlainan dengan
komunikasi vertikal yang terjadi secara formal. Namun demikian komunikasi
horisontal bisa saja terjadi secara formal, ketika sesama karyawan saling berkoordinasi membagi tugas
pekerjaan untuk tujuan kerja sama. Contoh dalam satu bagian bidang pekerjaan
penerimaan surat, dimana dalam bagian tersebut terdapat lebih dari dua orang
yang memiliki bidang tugas yang sama maka karyawan tersebut saling
berkoordinasi (mengkomunikasikan) bidang tugas tersebut.
Kendala atau hambatannya
yaitu dengan kedudukan yang setara/setingkat diantara karyawan maka sulit untuk
memberikan peringatan bila salah satu karyawan melakukan indisipliner (tindakan
tidak disiplin).
3.
Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal yang
sering juga dinamakan komunikasi silang yaitu seseorang dengan orang lain yang
satu dengan yang lainnya berbeda dalam kedudukan dan bagian (Effendy, 2000 :
17).
Komunikasi yang
mengalir dari satu tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke suatu
tingkat yang lebih bawah atau komunikasi yang mengalir ke suatu tingkat yang
lebih tinggi dalam kelompok atau organisasi.
Ataupun komunikasi yang terjadi di antara kelompok kerja yang sama,
diantara anggota kelompok-kelompok kerja pada tingkat yang sama, diantara
manajer-manajer pada tingkat yang sama. Komunikasi ini dilakukan dalam rangka
berkoordinasi untuk menjalankan suatu kegiatan guna memajukan organisasi.
Contoh
Ketika seorang Kepala
Bagian dari satker meminta pendapat/berkoordinasi tentang alamat rumah/kediaman
pejabat karena ada surat yang harus
segera diterima oleh pejabat yang bersangkutan, sehingga Kepala Bagian tersebut
meminta informasi/berkomunikasi dengan staf dari pejabat tersebut.
Hambatan yang sering
terjadi adalah keterbatasan pengetahuan dari staf yang bersangkutan, dimana
diharapkan staf tersebut dapat memberikan informasi yang jelas, namun kenyataannya
tidak diperoleh informasi yang diharapkan.
D.
FAKTOR-FAKTOR YANG MENJADI PENGHAMBAT
DALAM BERKOMUNIKASI
Proses
komunikasi yang berlangsung di antara individu tidak selalu berlangsung mulus
dan lancar. Adakalanya pesan yang akan disampaikan tersebut mendapat hambatan
sebelum sampai kepada komunikan. Hambatan-hambatan tersebut bisa disebabkan
karena beberapa faktor, antara lain:
1.
Hambatan
dari Proses Komunikasi
·
Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan
yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini
dipengaruhi oleh perasaan atau situasi
emosional.
·
Hambatan dalam penyandian/simbol
Hal
ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga
mempunyai arti lebih dari satu, simbol
yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan
terlalu sulit.
·
Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi
dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran
listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
·
Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi
dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
·
Hambatan dari penerima pesan, misalnya
kurangnya perhatian pada saat menerima
/mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari
informasi lebih lanjut.
·
Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak
menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat
waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
2.
Hambatan
Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi
yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan
kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3.
Hambatan
Semantik.
Kata-kata yang dipergunakan dalam
komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau
berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima
4.
Hambatan
Psikologis.
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang
mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang
berbeda antara pengirim dan penerima
pesan.
5.
Faktor Pendidikan/pengetahuan
Pendidikan
merupakan faktor peting bagi seorang pegawai, karena dengan pendidikan akan
meningkatkan keterampilan seorang pegawai. Oleh karena itu di Setum TNI
mengadakan berbagai kursus untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan seorang pegawai. Karena itu
seorang pegawai yang telah dibekali pengetahuan akan lebih terampil dan
professional mengatasi suatu masalah dalam pekerjaan dibandingkan pegawai yang tidak
dibekali pengetahuan/kursus tertentu. Selain itu pula dalam hal wawasan, penggunaan
bahasa atau pemilihan kosa kata, bobot pembicaraan akan terlihat perbedaan
dalam pergaulan atau berkomunikasi diantara orang yang memiliki pengetahuan
atau berpendidikan akan berbeda, sehingga bila berinteraksi seorang pegawai
yang berpendidikan lebih rendah akan mengalami kesulitan dalam berkomunikasi.
6.
Faktor Pengalaman
Sebagaimana
faktor pengetahuan seorang pegawai yang memiliki pengalaman lebih bisa menjadi
sumber informasi untuk mengomunikasikan cara kerja/sistem kerja kepada pegawai
lain yang membutuhkan sehingga bisa dijadikan contoh bagi pegawai lain yang
masa kerjanya lebih sedikit atau kurang berpengalaman. Pengalaman yang kurang
akan menghambat efektifitas kinerja satuan kerja (satker), yang terkadang
dibutuhkan kecepatan dan ketepatan dalam hal penyelesaian pekerjaan.
7.
Faktor Intelegensia.
Faktor Intelegensia yang rendah bisa menjadi penghambat
seorang pegawai, karena pegawai dengan daya nalar rendah akan sulit
berkomunikasi. Hal ini sering kita alami dalam pergaulan sehari-hari. Kita
sering mendengar istilah “telmi” alias telat mikir, untuk menggambarkan orang
yang memiliki daya nalar rendah.
Sebagai
contoh ketika pimpinan kita memerintahkan untuk membuat surat, hanya memberikan
selembar konsep. Bila kita tidak dapat memahaminya dengan daya nalar yang baik
maka selembar konsep tersebut kemungkinan tidak berproses menjadi sebuah surat.
Oleh karena itu dibutuhkan daya nalar yang kuat sehingga kita bisa melaksanakan
tugas sesuai keinginan pimpinan.
8.
Faktor Kepribadian
Seorang
yang memiliki kepribadian menarik biasanya akan mudah untuk berkomunikasi dan
beradaptasi dengan lingkungan kerja. Ada beberapa pegawai kita yang berperilaku
apriori, prasangka yang didasarkan atas
emosi, suasana yang otoriter, ketidak mampuan untuk berubah walaupun salah, sifat yang egosentris. Contoh
kasus adalah ketika seorang pegawai yang merasa lebih pintar, lebih
berpengalaman, lebih tinggi pangkat dan
jabatan dan lebih senior dari pegawai lain, hal tersebut akan menghambat komunikasi,
karena watak/kepribadian diatas akan dijauhi oleh rekan sekerja sehingga
menyulitkan diri sendiri.
9.
Faktor Biologis
Kecenderungan
kita umumnya menilai personel dengan penampilan fisik seseorang seperti
ketampanan, kecantikan, kecerdasan, bakat atau keahlian tertentu sehingga
berakibat pada perilaku seseorang dalam berkomunikasi. Sehingga bagi pegawai
yang tidak memiliki kriteria diatas dianggap tidak memiliki potensi,
kecapakapan atau kemampuan dalam bekerja. Akibatnya pegawai tersebut merasa
malu dan kurang percaya diri untuk
berkomunikas dengan orang lain.
10.
Faktor Bahasa
Kita
ketahui bersama bahwa bahasa merupakan sarana dasar komunikasi, sehingga
diharapkan kita tidak menggunakan bahasa daerah dalam berkomunikasi yang hanya
diketahui oleh pegawai yang berasal dari daerah yang sama. Contoh dilingkungan
tempat kita bekerja didominasi oleh pegawai yang berasal dari suku Jawa atau
suku Sunda. Terkadang kita dengar mereka menggunakan bahasa daerah dalam
berkomunikasi, sehingga menyulitkan pegawai lain yang berasal dari daerah lain
(selain Jawa/Sunda) untuk berkomunikasi.
11.
Faktor Budaya
Faktor Budaya yang beragam
dilingkungan kantor memiliki kecenderungan negatif sehingga rawan menimbulkan miscomminication.
Miscommunication suatu proses dialogis antara individu dalam sebuah
organisasi yang harus di waspadai. Padahal perselisihan dan perbedaan paham di
kalangan pegawai dengan perbedaan latar budaya seharusnya dapat dihindari.
Perbedaan persepsi sering mengganjal ekspresi komunikasi antara atasan dan
bawahan atau sesama karyawan. Perang dingin pun menjadi kabel penghantar
konflik individu dalam organisasi. Permusuhan dan sentimen pribadi mewarnai
interaksi kerjasama karyawan, atasan dengan bawahan.
Sebagai contoh orang Batak cenderung bicara keras
sehingga terkesan kasar dan tidak sopan dipandang oleh orang Jawa yang memiliki
karakter lembut.
12.
Faktor Usia
Faktor Usia bisa menjadi penghambat dalam berkomunikasi. Seorang
pegawai yang lebih tua merasa lebih senior, sehingga beranggapan bahwa pegawai
tersebut lebih berpengalaman dan lebih pintar dibandingkan yang lebih muda (junior).
Perbedaan usia memiliki kecenderungan yang lebih tua ingin
dihormati sedangkan yang muda cenderung
berharap mendapat perhatian yang lebih sehingga rawan terjadi konflik. Konflik
inilah yang menjadi penghambat dalam berkomunikasi.
E.
KESIMPULAN
Komunikasi
merupakan suatu proses penyampaian pesan dan informasi, baik verbal maupun
nonverbal dari seseorang kepada orang lain, sehingga terjadi saling pengertian
mengenai suatu pesan atau informasi yang diiringi dengan perubahan sikap dan
tingkah laku komunikan.
Ada beberapa cara untuk
mengatasi hambatan komunikasi, antara
lain:
1.
Gunakan umpan balik (feedback), setiap
orang yang berbicara memperhatikan umpan balik yang diberikan lawan bicaranya
baik bahasa verbal maupun non verbal, kemudian memberikan penafsiran terhadap
umpan balik itu secara benar.
2.
Pahami perbedaan individu atau
kompleksitas individu dengan baik. Setiap individu merupakan pribadi yang khas
yang berbeda baik dari latar belakang pendidikan,dan pengetahuan, pengalaman,
budaya, dan usia. Dengan memahami, seseorang dapat menggunakan taktik yang
tepat dalam berkomunikasi.
3.
Gunakan komunikasi langsung (face to
face), Komunikasi langsung dapat mengatasi hambatan biologis, Intelegensia dan
kepribadian komunikasi karena sifatnya lebih persuasif. Komunikator dapat
memadukan bahasa verbal dan bahasa non verbal. Disamping kata-kata yang
selektif dapat pula digunakan kontak mata, mimik wajah, bahasa tubuh lainnya
dan juga meta-language (isyarat diluar bahasa) yang membuat komunikasi lebih
berdaya guna.
4.
Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah.
Kosa kata yang digunakan hendaknya dapat dimengerti dan dipahami jangan
menggunakan istilah-istilah yang sukar dimengerti pendengar. Gunakan pola
kalimat sederhana (kanonik) karena kalimat yang mengandung banyak anak kalimat
membuat pesan sulit dimengerti.
Dengan
mengetahui dan memahami berbagai hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi,
diharapkan kita dapat mengatasi berbagai hambatan tersebut, sehingga dapat
memperlancar arus komunikasi.
Demikianlah
makalah ini saya buat semoga dapat berguna bagi kita semua khususnya untuk kita yang mengalami
hambatan dalam berkomunikasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar